Hiện nay, có rất nhiều các phần mềm kế toán đang được áp dụng trong các doanh nghiệp. Tuy nhiên, do điểm đặc thù trong công tác quản lý kế toán là dù có tuân thủ các quy định kế toán do nhà nước ban hành, nhưng hầu như tổ chức hoạt động và nhu cầu quản lý kế toán ở mỗi doanh nghiệp đều khác nhau. Vì vậy, trên thực tế, rất khó tìm mua một phần mềm kế toán phục vụ hoàn hảo công tác kế toán của một doanh nghiệp. Còn nếu doanh nghiệp đặt hàng theo nhu cầu riêng thì không những chi phí rất cao mà thời gian chờ đợi cũng rất dài. Cuốn giáo trình này được nhóm tác giả biên soạn sẽ giúp các doanh nghiệp (đặc biệt là các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ với nguồn ngân sách chưa dồi dào) giải quyết các khó khăn trên.
Giáo trình Tin học Kế toán do nhóm tác giả TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết, ThS. Phạm Văn Minh và ThS. Trần Thị Bích Hạnh biên soạn với mục đích trước tiên giúp cho sinh viên ngành Hệ thống Thông tin Quản lý và những người làm kế toán trên máy tính điện tử thực hiện công tác kế toán tự động có quy trình. Quy trình bắt đầu từ việc thu thập, xử lý dữ liệu đến cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng, cao hơn nữa là tìm hiểu, đánh giá mức độ ứng dụng trong công tác kế toán của doanh nghiệp và phân tích, thiết kế phần mềm kế toán trong điều kiện tin học hóa. Nội dung cuốn sách bao gồm cả phần lý thuyết và phần ứng dụng tin học trong thực tế nghề nghiệp kế toán. Giáo trình được kết cấu thành các chương hướng dẫn chi tiết các công việc cần thực hiện để có thể tạo ra được một phần mềm kế toán đáp ứng ngay yêu cầu của doanh nghiệp mà tốn ít thời gian, chi phí hầu như không đáng kể. Với sự hướng dẫn chi tiết trong cuốn sách này thì ngay cả những người không biết nhiều về tin học và kế toán cũng vẫn có thể tạo ra được một phần mềm kế toán đơn giản phục vụ cho nhu cầu quản lý của doanh nghiệp siêu nhỏ mà không cần phải nhờ đến bất cứ một chuyên viên tin học nào.
Với đặc điểm là sự kết hợp giữa tin học và kế toán nên khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm các lĩnh vực kế toán tài chính, kế toán quản trị, hệ thống thông tin, công nghệ thông tin… Các bài tập liên quan đến chủ đề thường có nhiều phương án giải quyết trên cơ sở hợp lý.
Từ nội dung và đặc điểm môn học như trên nên người học cần phải được trang bị trước các môn học như: Nguyên lý kế toán; Hệ thống thông tin quản lý; Cơ sở dữ liệu, Phát triển hệ thống thông tin quản lý, Lập trình quản lý bởi môn học Tin học kế toán tập trung vào các vấn đề mang tính trừu tượng như phân tích thiết kế hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu, kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng. Người học phải hình dung các quy trình thu thập, xử lý dữ liệu và các thông tin cần thiết cung cấp cho người sử dụng, các chứng từ, báo cáo, thủ tục kiểm soát liên quan trong quy trình.
Giáo trình được xây dựng theo hướng thực hành hơn là hàn lâm, học thuật, bắt đầu hướng dẫn người học từ khâu khảo sát doanh nghiệp, lập kế hoạch đến phân tích, thiết kế và lập trình phần mềm kế toán, sau đó sử dụng bộ số liệu giả định của một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán để ghi nhận, phản ánh và kết xuất báo cáo bằng chính phần mềm kế toán người học vừa tạo ra. Đây là một quy trình khép kín của chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. Giáo trình có cấu trúc gồm sáu chương, chia thành hai phần. Phần thứ nhất, gồm 3 chương, trình bày về cơ sở lý luận ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán. Mục tiêu chính của việc ứng dụng tin học vào lĩnh vực kế toán là làm thế nào để có thể truyền đạt thông tin kế toán và các thông tin khác có liên quan đến các cá nhân và tổ chức một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Ngoài ra còn mô tả sự ảnh hưởng mạnh mẽ của công nghệ thông tin vào quá trình giao tiếp giữa các đối tượng trong hệ thống kế toán.
Chương 1 do TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết và ThS. Trần Thị Bích Hạnh biên soạn. Nội dung của chương trình bày về các luồng thông tin kế toán trong doanh nghiệp và sau đó thảo luận về một số lĩnh vực kế toán mà công nghệ thông tin tác động đến, đó là kế toán tài chính, kế toán quản trị, kiểm toán và thuế. Tất nhiên, trọng tâm của chương này là công nghệ hiện đại và tác động của nó lên hệ thống thông tin kế toán. Các liên kết giao tiếp là rất quan trọng đối với hệ thống thông tin kế toán. Phần
cuối của chương trình bày về năm mức độ ứng dụng tin học trong công tác kế toán và các tiêu chí giúp đánh giá mức độ tin học hóa công tác kế toán trong doanh nghiệp.
Chương 2 do TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết và ThS. Phạm Văn Minh biên soạn. Nội dung của chương cung cấp một cái nhìn tổng quan về hệ thống thông tin kế toán, các mô hình và sự phát triển các mô hình trong hệ thống thông tin kế toán, các chu trình nghiệp vụ cơ bản của hệ thống kế toán thủ công cũng như hệ thống thông tin kế toán hiện đại. Ngoài ra, Chương 2 cũng trình bày chi tiết về hệ thống mã hóa dữ liệu trong công tác quản lý, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh chứng từ trùng khi làm kế toán bằng phần mềm máy tính và nguyên tắc khử trùng chứng từ.
Chương 3 do TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết biên soạn. Nội dung Chương 3 mô tả về phần mềm kế toán, các công cụ khác nhau và các kỹ thuật để tạo ra bản đặc tả phần mềm kế toán, bao gồm cả tài liệu và các biểu đồ mô tả sự hoạt động của phần mềm kế toán. Cơ sở phương pháp luận về phân tích, thiết kế phần mềm cũng được trình bày chi tiết trong chương này từ giai đoạn khảo sát thực tế doanh nghiệp, lập kế hoạch xây dựng phần mềm đến phân tích, thiết kế, triển khai kiểm thử và bảo trì sản phẩm. Chương này là cơ sở phương pháp luận để thực hiện các chương tiếp theo của Phần 2.
Phần 2 do TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết biên soạn, gồm Chương 4, Chương 5 và Chương 6. Chương 4 phân tích phần mềm kế toán, trình bày các bước từ khảo sát thực tế, xác định yêu cầu, lập kế hoạch xây dựng phần mềm. Phân tích phần mềm kế toán được thực hiện bằng hai phương pháp: hướng đối tượng và hướng chức năng nhưng tập trung hướng dẫn thực hành bằng phương pháp hướng chức năng. Với phương pháp phân tích hướng chức năng, giáo trình hướng dẫn chi tiết người học xây dựng các biểu đồ từ luồng thông tin (IFD) đến các biểu đồ chức năng kinh doanh (BFD), ngữ cảnh (CD), luồng dữ liệu (DFD) và biểu đồ quan hệ thực thể (ERD) của từng phân hệ kế toán. Kết quả của Chương 4 là một báo cáo phân tích phần mềm làm cơ sở để tiếp tục thực hiện giai đoạn thiết kế phần mềm kế toán ở Chương 5.
Chương 5 dựa trên báo cáo phân tích của Chương 4, hướng dẫn người học thực hiện các công việc như: thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế giải thuật, thiết kế giao diện, thiết kế an toàn và bảo mật thông tin. Với thiết kế cơ sở dữ liệu, giáo trình sử dụng phương pháp thiết kế đi từ thông tin đầu ra. Kết quả của Chương 5 là bản chi tiết hóa của báo cáo thiết kế phần mềm mức ý niệm dùng làm cơ sở để thiết kế hệ thống về mặt vật lý, bao gồm: yêu cầu đầu vào; đặc tả xử lý; yêu cầu đầu ra; ước lượng chi phí cho phần mềm. Ngoài ra, Chương 5 còn hướng dẫn người học cách thiết kế các giao diện đầu vào và đầu ra cho phần mềm kế toán. Các giao diện đầu vào được sử dụng cả bốn kiểu: điền mẫu, thực đơn, biểu tượng và đối thoại.
Chương 6 tập trung vào hướng dẫn người học các giai đoạn của triển khai hệ thống thông tin kế toán như: lập trình, kiểm thử, lập tài liệu hướng dẫn, cài đặt phần mềm, hướng dẫn người sử dụng và bảo trì phần mềm. Công việc lập trình bắt đầu từ khâu tạo cơ sở dữ liệu vật lý, với việc tạo lập cơ sở dữ liệu kế toán, tạo bảng (Table) dữ liệu để lưu trữ dữ liệu kế toán, thông tin kế toán và các kết quả trung gian trong quá trình thực hiện ghi nhận và xử lý các nghiệp vụ kế toán. Giáo trình hướng dẫn chi tiết người học cách tạo bảng từ việc đặt tên trường (Field Name), chọn kiểu trường (Data Type), kích thước (Field Size) trường dữ liệu đến việc đặt các tham số ngầm định cho trường dữ liệu như: định dạng dữ liệu (Format), đặt mặt nạ (Input Mash) hay đặt giá trị ngầm định cho dữ liệu (Default Value), đặt quy tắc cập nhật dữ liệu (Validation Rule) và thông báo cho người dùng biết khi dữ liệu cập nhật sai quy tắc (Validation Text)… Dữ liệu kế toán được cập nhật thủ công (nhập thông qua bàn phím), bán thủ công từ tệp excel, cvs,… hay tự động hóa hoàn toàn đều được hướng dẫn chi tiết trong chương này. Để cập nhật dữ liệu từ hóa đơn chứng từ kế toán vào cơ sở dữ liệu kế toán, phần tiếp theo của Chương 6 hướng dẫn tạo các biểu mẫu (form) theo đúng mẫu chứng từ kế toán mà doanh nghiệp sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Hướng dẫn cụ thể người học khi nào tạo biểu mẫu bằng Form Blank, khi nào sử dụng Form Wizard, Form Design hay Navigation Form. Trong phần hướng dẫn tạo câu truy vấn (Query) để liên kết các bảng dữ liệu và truy xuất dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng, giáo trình cung cấp một số ví dụ cụ thể về các câu lệnh SQL để người học thực hành. Phần tạo báo cáo (Report) cũng được trình bày chi tiết từ khâu tạo Form để nhập ngày tháng lập báo cáo và các điều kiện khác của báo cáo như tài khoản, đơn vị, khách hàng,... rồi mới hướng dẫn lập trình để tạo một số báo cáo kế toán điển hình. Các biểu mẫu và báo cáo được đưa lên thực đơn (Menu) và được gọi ra bằng các lệnh (Macro), đây có thể coi là một công cụ lập trình đơn giản đáp ứng các tình huống cụ thể. Thực đơn bao gồm cả ba loại: thực đơn ngang (Menu bar); biểu mẫu chính (Main form) và bảng điều khiển (Switchboard). Phần mềm kế toán sau khi hoàn chỉnh sẽ được cài đặt và bàn giao cho người sử dụng cuối (End User). Việc tạo ra phiên bản "khóa" của phần mềm và đặt mật khẩu để bảo vệ cho phần mềm kế toán không bị truy cập trái phép là vô cùng cần thiết nên cũng được hướng dẫn cụ thể ở đây. Phần cuối của Chương 6 là một bài tập thực hành tổng hợp, nhóm tác giả sử dụng bộ số liệu giả định của một doanh nghiệp trong một kỳ kế toán để kiểm thử (test) phần mềm được tạo ra.
Giáo trình được biên soạn lần đầu nên không tránh khỏi những hạn chế nhất định. Nhóm tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp có tính xây dựng từ phía độc giả để có thể nâng cao hơn chất lượng sách trong những lần xuất bản sau. Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: TS. Nguyễn Thị Bạch Tuyết, Viện Công nghệ thông tin & Kinh tế số – Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Email: tuyetnb@neu.edu.vn.
Xin trân trọng cảm ơn!